Karyawan merupakan sumber daya manusia perusahaan yang menjadi aset perusahaan untuk mencapai visi misi perusahaan. Oleh karena itu, perusahaan tentunya harus mengelola database karyawan lantaran turut berperan penting agar perusahaan dapat beroperasi dengan baik.
Selain itu, database ini juga diperlukan untuk mengetahui hal-hal yang sifatnya administratif dan berjumlah cukup banyak. Melalui data tersebut, perusahaan dapat mengetahui dan mengenali kinerja karyawan yang meliputi performa kerja, kemampuan kerja, serta keterampilan yang dikuasai sehingga perusahaan dapat terus bergerak. Dengan demikian, database karyawan juga merupakan aset perusahaan yang tak kalah penting dengan aset perusahaan lainnya.
Lantas, bagaimana cara mengelola database karyawan dengan mudah? Dan apa saja manfaat dari mengelola database karyawan?
Melalui artikel kali ini, REKKAA akan membahas mengenai pentingnya database karyawan bagi Perusahaan. Mari kita simak!
PENGERTIAN
Database sendiri memiliki pengertian sekumpulan data yang disusun sedemikian rupa dengan ketentuan dan aturan tertentu yang saling berelasi sehingga memudahkan pengguna dalam mengelola dan memperoleh informasi.
Database perusahaan yang dikelola dengan baik sangat memudahkan bagian HRD dan administrasi HR saat mencari data karyawan.
Hal tersebut juga bermanfaat untuk pengelolaan gaji, struktural organisasi dan sebagainya.
Pengelolaan data karyawan yang baik di administrasi awal, akan mempermudah perusahaan melakukan banyak hal untuk kepentingan karyawan lainnya.
Adanya pengelolaan tersebut, memberikan kemudahan bagi HR untuk mencari informasi, mengolah data, sehingga dapat memberikan output bisnis yang lebih baik ketika dibutuhkan.
Kemudian, perusahaan dapat mencapai tujuannya dengan karyawan dengan memenuhi kebutuhan instansi baik kualitas dan kuantitas.
Dengan data lengkap terkait setiap karyawan yang ada di perusahaan, ini dapat menjadi langkah awal sebuah perusahaan untuk optimalisasi fungsi pengembangan sumber daya manusia dalam perusahaan.
TIPS DALAM PENGELOLAAN DATABASE KARYAWAN
Mengelola database karyawan tentu membutuhkan waktu yang tidak sedikit, belum lagi data yang terbilang banyak sehingga membuat pihak HRD harus lebih hati-hati agar terhindar dari human error nantinya. Namun, saat ini telah banyak perusahaan yang beralih ke digital dalam mengelola database karyawan. Berikut beberapa tips yang dapat Anda lakukan dalam mengelola database karyawan.
- Menentukan jenis data dan informasi yang akan dikelola
Sebelum membuat database, HRD perlu menentukan jenis informasi dan data apa saja yang akan dimasukkan dalam database nantinya. Selain itu, pengelolaan database tersebut yang telah digitalisasi melalui sistem informasi dalam perangkat lunak biasanya lebih mudah lantaran telah ada fitur yang otomatis dapat mengatur pilihan menu yang muncul. Dengan demikian, tentukan terlebih dahulu jenis data apa yang akan dikelola oleh HRD perusahaan. Data dan informasi yang dikelola tersebut dapat berupa alamat tempat tinggal, jabatan, masa kontrak kerja, dan besaran gaji
.
- Menyiapkan data
Setelah menentukan jenis data dan informasi, selanjutnya HRD akan menghimpun data-data yang dimiliki oleh tiap-tiap karyawan perusahaan. Data tersebut harus dikumpulkan lantaran karyawan bekerja untuk perusahaan, sehingga menjadi kebutuhan perusahaan untuk dikelola nantinya dalam database karyawan. Contoh data karyawan biasanya meliputi fotokopi identitas (KTP/paspor), pasfoto, NPWP, BPJS, dan buku tabungan.
- Memperbaharui peraturan pemerintah
Tips lain dalam mengelola database adalah dengan memperbaharui peraturan pemerintah. Sebelum menerapkan digitalisasi pada pengelolaan database karyawan, HRD tentu akan memperbaharui peraturan pemerintah secara konvensional. Namun, kini HRD jauh lebih mudah sebab pembaharuan peraturan pemerintah biasanya terintegrasi secara otomatis sesuai dengan Peraturan Perundang-Undangan yang berlaku terkait dengan database. Sementara itu, untuk peraturan pemerintah yang berkaitan dengan tenaga kerja itu sendiri terdapat beberapa aturan dimana mengatur hal-hal yang berkaitan dengan upah minimum, cuti, tunjangan, standar K3, pajak penghasilan, BPJS, dan durasi kerja.
- Melakukan pembaruan data
Mobilitas karyawan yang tinggi dalam perusahaan umumnya dapat membuat data pribadi yang dimiliki karyawan berubah sehingga dapat membuat perbedaan di dalam database karyawan. Oleh karena itu, HRD biasanya melakukan pembaruan data karyawan apabila terdapat perubahan data dari karyawan. Pembaruan data karyawan sendiri dapat dilakukan oleh pihak HRD, pun karyawan yang bersangkutan. Namun, apabila ada urgensi pembaruan data dan informasi, HRD harus mengkomunikasikannya dengan baik ke karyawan. Pembaruan data dapat berupa segala jenis informasi dan data seperti status, cuti, tempat tinggal, dan reimbursement.
- Menggunakan pengelolaan HRIS secara sistematis
Proses penghimpunan data karyawan tentu membutuhkan waktu yang lama lantaran pihak HRD perlu melakukan penyortiran lebih lanjut untuk memudahkan dalam mengelola database karyawan yang disesuaikan dengan jabatan yang diampu oleh karyawan. Oleh karena itu, menggunakan software HRIS dapat membantu secara sistematis dalam menghimpun dan mengelola database sehingga lebih efisien.
- Melakukan maintenance software
Dengan menggunakan software untuk menghimpun dan mengelola database karyawan, nyatanya perusahaan tetap harus melakukan maintenance software secara berkala agar data yang tersimpan aman. Hal tersebut lantaran adanya potensi human error sehingga database berpeluang hilang.
- Terhubung dengan penyedia software
Apabila Anda menggunakan software untuk mengelola database melalui jasa penyedia software, pastikan untuk senantiasa terhubung dengan pihak ketiga tersebut sebab dapat menghindari hal-hal yang tidak diinginkan. Selain itu, pada saat instalasi yang pertama, pastikan penyedia jasa memberikan langkah-langkah yang dapat dilakukan apabila user mengalami kendala. Hal ini merupakan bentuk antisipasi apabila sewaktu-waktu software tersebut mengalami error.
KESIMPULAN
Database karyawan merupakan salah satu aset penting dalam perusahaan terkait data dan informasi seputar karyawan perusahaan. Kendati demikian, proses perhimpunan dan pengelolaannya terbilang memakan banyak waktu dan memiliki high risk yang tidak sepele. Oleh karena itu, sudah seharusnya perusahaan menggunakan media yang dapat memudahkan mengelola database yang terjamin efektif, efisien dan aman.
Jika dulu database disimpan manual, sekarang secara sistematis disimpan dalam suatu sistem. Berkembangnya waktu, penyimpanan ini menggunakan program yang bisa dimiliki perusahaan dengan software lengkap.
Hal ini menjadikan karyawan bagian HR mengoptimalkan pengelolaan database dengan baik, hemat dan efisien karena data database karyawan pegawai di awal sangat penting dilakukan secara akurat.
REKKAA menyediakan solusinya untuk anda dapat melakukan pengelolaan database karyawan pegawai secara digital dan dapat memberikan manfaat efisiensi karena dapat dimodifikasi untuk kemudahan pengelolaan data karyawan dari waktu ke waktu.
Selain itu, dengan penggunaan digitalisasi, data karyawan dapat diakses di banyak tempat namun keamanannya tetap terjaga.
Jadi tunggu apa lagi? Segera daftarkan perusahaan anda sekarang juga dan nikmati kemudahannya di REKKAA!
MANFAAT SLIP GAJI BAGI KARYAWAN